В бытность своей учебы в Текстильной Академии им. Косыгина на факультете Управления предприятиями текстильной промышленности, огромная часть учебного времени отводилась на дисциплины, связанные с нормированием и организацией труда. Будучи студентами, мы не понимали всей важности правильного выстраивания всего рабочего процесса и проработки вплоть до стандартных движений каждого участника производственного цикла.
Сегодня поговорим об организации процесса сканирования с нуля . Поводом к данной статье стал наш текущий проект в республике Беларусь на одном из крупнейших предприятий , куда нас любезно пригласили в качестве экспертов для организации процесса
оцифровки огромного архива технической документации.
В данной публикации хотелось бы раскрыть личный опыт организации рабочего пространства для проектного сканирования в сжатые сроки и большого объема. Проектное сканирование в данном случае это не сканирование проектов, а сканирование как проект, у которого есть четкие временные и финансовые рамки .
Итак вводные. Архив огромный, структурированный в сшитых папках. Носители от калек и синек А0, до современных копий на А4.В одной папке разные форматы и носители . Исходя из этих данных единственный возможный вариант сканера- это широкоформатный протяжной сканер. В нашем случае это
CONTEX SD3600. Не перестаем хвалить эту модель за простоту и надежность.
Для данного проекта нам было выделено помещение примерно в 90 квадратных метра с общим большим коридором и несколькими комнатами . Теперь подробно об организации процесса.
Всегда необходимо предусмотреть 4 зоны, а именно :
1. Рабочая зона , состоящая в свою очередь из зоны расшивки, сканирования и сшивки.
2. Зона хранения не отсканированных материалов.
3. Хона хранения отсканированных материалов.
4. Зона отдыха.
Начнем с конца .Да, как не странно, для организации процесса сканирования зона отдыха имеет огромное значение. Монотонный труд в течении смены всегда приводит к ухудшению качества и снижению производительности. Отдых каждые 1,5 часа в течении 10 минут просто необходим. Замечу, что смену лучше делать не более 6 часов. Проверено многократно . Зона отдыха в нашем случае была выделена в отдельную комнату, что является наилучшим вариантом, т.к. прием пищи , питье чая и т.п производить на рабочем месте запрещено и переключение на другую картинку тоже имеет немаловажный аспект. Итак. Отдых 10 минут, каждые 1,5 часа. Для организации комнаты отдыха абсолютно необходимо позаботиться о чайнике, холодильнике, микроволновке и всевозможных расходников в виде одноразовой посуды и сушек с чаем.
Зона хранения отсканированных материалов может быть любой, главное , чтобы это было отдельное место , где можно оперативно при необходимости что-то найти для уточнения или пересканирования. В нашем случае - это также отдельная комната.
Зона исходных материалов мало чем отличается от предыдущей. Все так же, но обособлено.
Общая важная часть. Если у вас архив в папках, то для организации процесса сканирования купите архивные короба А3. В них удобно складировать, их удобно перемещать и т.д. Это очень удобный формат.
Стоимость коробок варьируется от 80 до 179 рублей за штуку. Обязательно смотрите на качество картона. Коробка должна быть из гофрокартона марки Т-23 не ниже. Иначе ставить друг на друга наполненные коробки вы не сможете. Они промнутся.
На фотографии видно, что некоторые короба деформированы, это происходит из-за неполной загрузки коробки и большого веса наполнения.
Перейдем к самому важному, а именно к рабочей зоне.
Зона расшивки документов выглядит у нас как отдельный стол с набором анти-степлеров, бокорезов, гильотинного резака. Как говориться на любой вариант сшивки. Естественно большой мусорный бак и щетка для сметания со стола скрепок, обрезков и всего остального.
Зона сшивки- стол стоящий рядом, на котором имеется автоматический электрический степлер по скрепку 12 мм, клей ПВА и т.п. расходники в виде полосок плотной белой бумаги для формирования новых корешков. С этими зонами все. Перейдем к основной.
Зона сканирования. Мы специально выбрали в качестве зоны сканирования коридор с большими окнами и достаточным количеством точек освещения. Столы расположили в шахматном порядке друг-за другом. Это делается специально, для того, чтобы было видно , что делает специалист впереди. Это элемент конкуренции и мотивации. Проверено , работает.
Заказчик предоставил нам свои столы, которые отличались по размеру и внешнему виду и исходному назначению. От письменных, до кухонных. Чтобы привести их к общему знаменателю и сделать зону с "рабочим настроением" все поверхности были обтянуты плотной крафтовой бумагой в 2 слоя. Сразу скажу, что общая эмоциональная составляющая в коллективе настраивается именно такими мелочами. Не стоит ими пренебрегать.
Теперь о главном. О тех мелочах, которые позволят поднять производительность от 30 до 45 %. Перво-наперво 2 монитора. Это стандарт для ускорения работы. На одном открыта программа сканирования на другом просматривают отсканированные копии не переключаясь между экранами. Экономия времени, экономия ваших денег.
Второе- слева и справа от специалиста должны быть поверхности для папок. Работа идет слева на право или справа-налево , как кому нравится. Взял лист справа, отсканировал, положил слева от себя. Движения до автоматизма отлаживаются на втором часе работы новых специалистов. Мы рекомендуем раз в неделю менять направление движения документации , для получения чувства "новизны". Не смейтесь. Это все работает.
Ну и третье и самое последнее. Сотруднику ничего не должно мешать. Провода от мышки, клавиатуры или кабели, соединяющие компьютер и периферию. Мы всегда пользуемся пластиковыми стяжками для решения вопроса.
Что мы получаем в итоге. Мы получаем полностью продуманное и регламентированное "производство" работ по сканированию. Естественно необходимо провести один -два дня вместе со сканировщиками и показать как делается каждая операция. Именно показать в режиме "ДЕЛАЙ КАК Я". Для решения технических и иных организационных моментов не лишне организовать общую группу из всех работающих в любом мессенджере. Это и удобно и сохраняющаяся база знаний. Поверьте, многие вопросы у сотрудников отпадут сами-собой после прочтения истории переписки .
